Mở đầu buổi tập huấn, hiệu trưởng Phạm Thị Hà đã hướng dẫn, triển khai, quán triệt về nội dung cũng như cách thức tổ chức một buổi hội nghị tới toàn thể giáo viên toàn trường.
Ban giám hiệu và mỗi giáo viên chủ nhiệm trường Tiểu học Vạn Hòa luôn trăn trở về hiệu quả của mỗi buổi họp cha mẹ học sinh. Giáo viên chủ nhiệm ý thức sâu sắc của việc mời phụ huynh đến dự buổi họp là phải cung cấp cho họ được những thông tin cần thiết, sát thực về con họ, về lớp học và ngôi trường mà con họ đang theo học. Vì thế, sau khi thấm nhuần tư tưởng và chiến lược phát triển năm học của nhà trường, trước buổi tập huấn mỗi giáo viên tự chuẩn bị cho mình tiến trình nội dung của một buổi hội nghị chi tiết rõ ràng, cụ thể. Đến dự buổi tập huấn mỗi giáo viên đều được lên thuyết trình phương án, nội dung mình đã chuẩn bị để đồng nghiệp góp ý, chất vấn về những vấn đề mà mình đã đưa ra.
Sau ½ ngày tập huấn mỗi giáo viên đều xác định rõ mục đích và trọng tâm vấn đề của một buổi hội nghị cha mẹ học sinh. Tổ chức một buổi hội nghị cha mẹ học sinh là cần thể hiện rõ kế hoạch năm học đối với đặc điểm của từng lứa tuổi, từng lớp cụ thể. Giáo viên coi đây là phần nội dung chính, chủ yếu cần trao đổi kĩ để đi đến những thống nhất về quan điểm, phương pháp, biện pháp giáo dục toàn diện thực chất cho học sinh giữa nhà trường và gia đình.
Hiểu rõ mỗi học sinh là một sản phẩm giáo dục – là kết quả tương tác của cả ba đối tượng: Phụ huynh – học sinh – nhà trường, vì thế trong cuộc họp, giáo viên chủ nhiệm phải mạnh dạn xác lập vị trí, vai trò của từng đối tượng tham gia quá trình giáo dục đó. Một mặt phải giúp phụ huynh nhận ra được giá trị của sự phối kết hợp giáo dục giữa nhà trường với cha mẹ, mặt khác cũng khẳng định trách nhiệm phải chung tay của phụ huynh đối với sự trưởng thành của học sinh. Đặc biệt nêu cao vai trò, trách nhiệm của Ban đại diện cha mẹ học sinh. Ngoài ra, cần phải truyền tải đến phụ huynh đầy đủ rõ ràng mục tiêu cốt lõi, chủ trương căn bản của nhà trường trong năm học. Các thầy cô chủ nhiệm đều hiểu kích hoạt sự tương tác tối đa của phụ huynh với họ và nhà trường là con đường, cách thức luôn luôn đúng, nhất là đối với trường hợp học sinh cá biệt.
Giáo viên chủ nhiệm cũng cần xác định rõ việc tổ chức cuộc họp cha mẹ học sinh trở thành một diễn đàn – mà nơi để cha mẹ được chia sẻ những tâm tư, nguyện vọng, đề xuất nhiều biện pháp hay để cùng thầy cô, nhà trường quản lí, dạy dỗ con em tốt nhất. Giáo viên chủ nhiệm cần gọi những buổi họp như vậy là sự hội ngộ tâm đầu ý hợp. Từ đó sẽ góp phần xây dựng và củng cố niềm tin của phụ huynh đối với giáo viên chủ nhiệm trường Tiểu học Vạn Hòa.